オンライン秘書に仕事を依頼したいけれど、どのように選べばスムーズに進められるかわからないとお悩みのかたは多いかもしれません。
オンライン秘書に依頼すれば仕事が効率よく回るとはわかっていても、初めて依頼するときこのような不安はつきものですよね。
思い通りに仕事をこなしてくれるかな？
そこで今回は、オンライン秘書を失敗なく選ぶ方法や注意点、チェックしておきたい比較ポイントなどを詳しく紹介します。
オンライン秘書に仕事を依頼して、さらに事業を発展させたいと考えている人はぜひチェックしてみてください。
オンライン秘書の選び方①料金での比較
1つ目の比較ポイントは、料金です。オンライン秘書は主に、「時間単位」「プロジェクト単位」「月単位」での支払い方法があります。
それぞれの特徴を確認していきましょう。
時間単位で依頼する
オンライン秘書を選ぶ際、時間単位で依頼すると柔軟性があるのがメリットです。
ニーズに合わせて柔軟に対応してくれるオンライン秘書を見つけたい人は、時給で請け負ってくれるオンライン秘書を探してみるのがいいでしょう。
ただし、オンライン秘書のスキルによって同じタスクでもかかる時間が変わってくるので、スキルが低い人に依頼してしまうと、必要以上に時給が発生してしまうので注意が必要です。
プロジェクト単位で依頼する
プロジェクト1つに対しての単価を支払って依頼する方法もあります。
プロジェクトの完了までにどの程度の時間を要するのかがわかりづらい時や、細かいタスクが発生する時などは、プロジェクトの金額をまるっと決めて依頼すれば、双方にわかりやすくてメリットがあります。
1つのプロジェクトをわかりやすくまるごと依頼したいときは、プロジェクト単位での依頼が簡潔でおすすめです。
月単位の固定給で依頼する
月単位の固定給でオンライン秘書を依頼するのは、安定したサポートを必要とする場合に適しています。
この方法は、秘書と長期的なお付き合いをしやすくなるので、日常的な業務の効率化をはかりたい人におすすめです。
しっかりと依頼したい業務内容を前もって提示し、金額の合意も取っておくことで、依頼中に齟齬が起きたりトラブルになったりしづらくなるでしょう。
オンライン秘書の選び方②業務内容での比較
続いて、オンライン秘書に依頼できる業務内容で比較するポイントを紹介します。オンライン秘書といってもその業務内容はさまざまで、人によって得意分野も異なります。
自分の任せたい仕事はどのようなものなのか、それはオンライン秘書に頼めるのかを前もって確認しておきましょう。
クライアントとのやりとりなどの秘書業務
オンライン秘書業務の1つに、自社が取引をしているクライアントと、メールやチャットなどで円滑なコミュニケーションを取ってもらうことがあります。
クライアントとのミーティングの時間設定をしてもらったり、会食のための予約を取ってもらったりすることもできます。
ライティングやデザインなど専門性の高い業務
オンライン秘書の中には、ライティングやデザインなど専門性の高いスキルを持つ人もいます。
特定のプロジェクトで、クオリティの高いコンテンツやデザインが必要な場合、プロジェクト単位で専門のオンライン秘書を探せるのが魅力です。
スキルの高さだけでなく「どのような文章を書く人なのか」「どのようなデザインをする人なのか」をチェックする必要があるので、その人が用意しているポートフォリオや過去作品を確認するようにしましょう。
SNSや企業サイトなどの運営業務
オンライン秘書の中には、SNSや企業サイトの運営に精通している人もいます。
適切なコンテンツの投稿、カスタマーサポート、分析などのスキルを持つ秘書に依頼することで、企業アカウントをうまく活用・拡大してくれることでしょう。
また、デザイナーやライターなどと連携することで、よりレベルの高い投稿素材を作成することも可能です。
必要なスキルを上手に組み合わせて、オンライン秘書を選ぶのが大切です。
商品やサービス、市場などのリサーチ業務
ビジネスの成長には、市場リサーチや競合分析などの情報収集が必要になります。
オンライン秘書の中には、リサーチ業務を主に扱っている人もいるので、上手に依頼すれば正確なデータを拾って分析してもらえます。このデータや分析結果は、戦略的な意思決定を行うのに役立つでしょう。
企業の方向性を決める上で、リサーチ業務は非常に重要なポイントの1つなので、きちんと経験や実績を持っているオンライン秘書を探すのが大切です。
オンライン秘書の選び方③サービス内容での比較
3つ目の比較ポイントは、サービス内容です。
対応してもらえる時間帯や業務内容の範囲、緊急時の対応などをチェックすると安心なので、1つずつ具体的に確認していきましょう。
どのような時間に対応してもらえるか
オンライン秘書を選ぶ際に重要なポイントの1つは、秘書業務をどのような時間帯に対応してくれるかという点です。
秘書によって、専業で業務に携わっている人から副業や家事の合間で対応している人までさまざまです。
もし日中にしっかりと時間を取れる人に依頼したいのに、依頼しようとした人が副業だった場合、日中は本業に時間を取られてしまうかもしれません。
必ず対応してほしい時間帯が決まっている場合は、そこに相違がないかを確認してから依頼するのが重要です。
業務内容の範囲はどこまでか
先ほど紹介したオンライン秘書の業務内容ですが、人によって1つのことに特化している人もいれば、幅広い業務内容をカバーしている人もいます。
ただし、特化しているオンライン秘書の方が、その分野においてはスキルが高いという可能性もあります。
なので、業務内容の対応範囲が広いかどうかという目線で見るだけでなく、以下の観点でチェックするようにしましょう。
- 自分が欲しいスキルが備わっているのか
- 依頼したい業務が全て対応してもらえるか
各業務に特化しているオンライン秘書を複数人依頼して、必要な業務をカバーすると、業務のクオリティーは高まりますが、料金やコミュニケーションコストが上がることを覚えておいてくださいね。
緊急の依頼にも対応してもらえるか
ビジネスにおいて緊急の状況が発生することは避けられません。オンライン秘書を選ぶ際には、緊急の依頼にも対応できるかどうかを確認することが重要です。
素早い対応が可能な秘書に依頼しておけば予期せぬ問題にも柔軟に対処してくれるので、大きなトラブルになるのを回避できるでしょう。
どのようなツールを使ってやりとりできるか
オンライン秘書はその名の通りオンライン上で秘書業務を行ってくれる人なので、やりとりも基本的にオンライン上となります。
オンラインでのやりとりのツールとして主流な以下のチャットツールやWeb会議サービスなどです。
- Chatwork
- Slack
- ZOOM
- Skype
- Microsoft Teams」
日々のコミュニケーションはチャットツールで行い、顔を合わせて実際に話し合いたいときはWeb会議サービスを使うのが便利でしょう。
相性のいいオンライン秘書を失敗なく選ぶ方法
ここからは、自分にとって相性のいいオンライン秘書を選ぶためのポイントをお伝えします。
人それぞれニーズは違うため、自分のニーズを満たしてくれる秘書を選ぶのが重要です。
しっかりと事前ヒアリングで疑問点を確認する
相性のいいオンライン秘書を選ぶためには、事前ヒアリングが非常に重要です。
候補の秘書とWeb会議サービスなどを利用して直接会話をし、これまでのスキルや経験、働き方などについて疑問点を確認しましょう。
また、あなたのビジネスのニーズや期待についても詳細に共有し、それに対してどのようにサポートしてもらえるかもチェックしておくのが大切です。
スキルや経験は十分でも、直接話してみることでコミュニケーションの取りづらさを感じる可能性もあります。
無料トライアルで対応を確認する
オンライン秘書を選ぶ前に、無料トライアルを利用できるならしっかりと活用して、対応力を確認してみてください。
無料トライアル期間を活用することで、実際の業務においてどのように連携できるかをチェックすることができます。
オンライン秘書との相性もわかりやすい上に、実際にオンライン秘書に依頼したらどれだけ業務が効率的になるのかということや、自分の手の空き具合なども見えやすくなります。
無料トライアルは、オンライン秘書の専門サービスサイトでよくあるサービスなので、利用してみるのがおすすめです。
契約期間や解約条件をきちんとチェックしておく
オンライン秘書との契約を結ぶ前に、契約期間や解約条件を詳細に確認しましょう。
一度契約したら最短でどのぐらいで解約できるのか、解約する時に料金は必要なのかなどを知っておかないと、相性が悪いなどのトラブルがあった時に解約できなくて困る可能性もあります。
とても相性が良くて末長く依頼したい、となるのが1番ですが、そうならない場合も考えて契約や解約の条件はきちんと把握しておいてください。
オンライン秘書に依頼するのに向いている人
最後に、どのような人がオンライン秘書に依頼するのが向いているのかをお伝えします。
オンライン秘書に依頼することで、効率が高まったりビジネスの幅が広がったりするのはどのようなタイプの人か、確認してみてくださいね。
適した人材が不足していて困っている
オンライン秘書に依頼するのに向いているのは、業務内容に適した人材が不足しており、困っている人です。
例
「幅広い業務を1人で巻き取ってくれる秘書」「SNS運用をまるごとお任せできる秘書」など、自社で足りていないスキルを上手に補いたい人には、オンライン秘書がおすすめです。
自社だけでは賄いきれない専門知識を取り入れたい
自社内でデザインなども作成している企業が、外から専門知識を持つオンライン秘書を取り入れることで、自社内では生まれない新たなアイデアが生まれることがあります。
このように、新たな風を取り入れて自社の専門知識の幅を広げていきたい人も、オンライン秘書への依頼が向いています。
専門的な内容だけに限らず、事務作業の進め方1つにおいても、自社内では思いつかない効率的で画期的な方法を取り入れるきっかけになるかもしれません。
新たなアイデアを生み出したい人は、ぜひオンライン秘書の依頼を検討してみましょう。
自分で行う必要のない雑務を人に依頼したい
誰でもできる雑務を自分で行っている事業主の人は、それをオンライン秘書に依頼することで業務の質をアップさせられるのでおすすめです。
自分で行う必要のない業務を依頼することで、空いた時間を本業に集中し、業績を向上させられる可能性が高まります。自分の専門性を最大限に活かしたい人は、オンライン秘書を上手に活用してみましょう。
オンライン秘書の選び方を知って上手に依頼しよう
今回は、オンライン秘書を失敗せずに選ぶための比較ポイントを詳しく紹介しました。
オンライン秘書とひとくちに言っても、秘書それぞれによってスキルや経験、働ける時間帯などはさまざまです。
オンライン上では相性が良さそうでも、実際に会話をするとコミュニケーションが取りにくかった・・・ということもあるので、Web会議サービスを活用して事前に会話をしてみるのが重要です。
自分の求めるニーズに答えてくれるのはどのような秘書なのかを明確にし、条件に当てはまる秘書を上手に選びましょう。
